Comptabilité

La comptabilité de Grifon

La comptabilité de Grifon respecte les règles de la comptabilité générale et est réalisée grâce au logiciel GnuCash afin, en particulier, d’utiliser les principe de la comptabilité en partie double qu’il implémente. Ses comptes sont nommés et numérotés selon le plan comptable général adapté aux associations.

Elle est versionnée avec Git et se trouve sur Nemee à l’adresse <ssh://nemee.grifon.fr/git/comptabilite.git>. Seuls les comptables/trésoriers y ont normalement accès.

La période des exercice de Grifon a été décidée comme allant du 1er juillet au 30 juin de l’année suivante ; ça n’est donc pas le standard du 1er janvier au 31 décembre.

Utilisation de GnuCash

GnuCash n’étant pas le logiciel le plus intuitif au monde, voici quelques conseils pour l’utiliser :

• Quand on travaille sur un exercice, bien préciser la période sur laquelle on travaille, dans Édition → Période comptable → Date de début/fin. Par défaut, GnuCash travaille depuis le début de l’année actuelle jusqu’à sa fin. C’est une préférence globale à GnuCash, pas spécifique au fichier sur lequel on travaille : ça ne semble pas être possible de faire ainsi.

• Les comptes respectant le plan comptable général, il est intéressant d’afficher les numéros de compte pour s’y retrouver : dans l’en-tête de l’onglet des comptes, cliquer sur la flèche verte à droite et cocher Code du compte. Il vaut également mieux trier la liste des comptes selon ce code. On peut également afficher le type de compte, pour s’y retrouver un peu mieux entre les actifs et les passifs.

• Pour clôturer un exercice, on utilise la fonction Outils → Clôturer le livre. On saisit la date de clôture, et pour le Total de revenus on choisit le compte Résultat de l’exercice (excédent) (120), et pour le Total des dépenses on choisit le compte Résultat de l’exercice (déficit) (129). Dans la description, on mettra un intitulé qu’il faudra retenir pour établir le résultat. La clôture va ainsi liquider les comptes de charges et de produits, qui seront à zéro, et affecter la différence au Résultat net de l’exercice (12).

• Pour produire le compte de résultat, il faut utiliser la fonction Rapports → Revenus et dépenses → Pertes et profits. On pourra éditer les options du rapport, et en particulier dans Saisies indiquer l’intitulé de la transaction de clôture afin qu’il n’en tienne pas compte (car la clôture a liquidé les charges et les produits). Il est bien également de changer le titre en « Compte de résultat ».

• Pour produire le bilan, il faut utiliser la fonction Rapport → Actifs & Passifs → Bilan. Généralement, il suffit de mettre 2 niveaux de sous-comptes au lieu de 3, et on peut préciser d’utiliser un affichage non-US dans certaines versions (ordre Actif/Capitaux/Passif au lieu de Actif/Passif/Capitaux)